Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è TU Italia S.r.l., con sede legale in Via Sommacampagna 9, 00185 Roma, Italia, partita IVA IT09802381005, REA RM-1190289, email info@touroperate.com, telefono 0039 393 4578504.

Le domande e le richieste in materia di protezione dei dati, sicurezza ed esercizio dei diritti, comprese quelle di cui all’art. B.6.1(c) delle Condizioni, sono gestite all’indirizzo info@touroperate.com.

2. A chi si rivolge questa informativa e i due ruoli del Titolare

La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato attraverso il sito TourOperate.com e attraverso il Servizio TourOperate. Si rivolge a chi visita il sito e ne usa il modulo di contatto o la prenotazione di una demo, agli operatori turistici che sottoscrivono il Servizio (gli “Operatori”), ai collaboratori che vi accedono su invito di un Operatore (gli “Utenti Autorizzati”) e alle guide, agli accompagnatori e agli altri fornitori che ricevono da un Operatore un collegamento sicuro per consultare il programma di una partenza, senza disporre di un account.

È importante distinguere due situazioni diverse.

• Quando il Titolare tratta i dati necessari a gestire il rapporto diretto con l’utente (la visita al sito, una richiesta inviata dal modulo di contatto, la prenotazione di una demo, la registrazione, l’account, l’accesso, l’assistenza, la fatturazione e la sicurezza del Servizio), agisce in qualità di TITOLARE del trattamento, secondo quanto descritto in questa informativa.
• Quando il Titolare tratta i dati che l’Operatore inserisce nel Servizio nell’ambito della propria attività (anagrafiche delle guide e dei fornitori con cui collabora, servizi assegnati, elenchi dei partecipanti, note operative), agisce in qualità di RESPONSABILE del trattamento per conto dell’Operatore, che ne resta titolare. In tal caso l’informativa agli interessati e la definizione delle finalità competono all’Operatore, e il rapporto è regolato dall’Allegato A (DPA) delle Condizioni.

Le guide e i fornitori che ricevono un collegamento sicuro si trovano nella seconda situazione: i loro dati sono stati inseriti dall’Operatore, che ne è titolare, e ogni richiesta relativa a tali dati è gestita secondo l’articolo 10.

3. Categorie di dati trattati

A seconda del rapporto, il Titolare può trattare:

• dati inviati tramite il modulo di contatto del sito: nome, indirizzo email, organizzazione e contenuto del messaggio;
• dati della prenotazione demo: quanto l’utente inserisce nella pagina del fornitore esterno di pianificazione indicato alla sezione 7;
• dati identificativi e di contatto: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, ruolo, lingua;
• dati dell’Operatore: denominazione, sede legale, partita IVA, dati di fatturazione;
• dati di account e di accesso: le credenziali e l’autenticazione sono gestite dal fornitore di autenticazione indicato alla sezione 7; il titolare non detiene le password degli utenti. Il titolare vede lo stato dei fattori di autenticazione, la data di registrazione e le preferenze;
• dati generati dall’uso del Servizio: partenze e servizi pianificati, risorse assegnate, documenti allegati a una partenza, comunicazioni operative inviate e relativo esito, log di accesso e di attività;
• dati tecnici: indirizzo IP, tipo di dispositivo e di browser, identificativi di sessione, data e ora di accesso, log del fornitore di hosting. Sono generati dalla richiesta stessa e quindi esistono ogni volta che una pagina viene caricata;
• dati di fatturazione: se l’abbonamento è sottoscritto tramite il Bókun App Store, il metodo di pagamento e l’addebito sono gestiti da Bókun; il titolare non raccoglie né conserva i dati della carta, e il Servizio non raccoglie né conserva i dati di pagamento dei clienti finali dell’Operatore (art. A.1.3 delle Condizioni).

Il servizio non è destinato al trattamento di categorie particolari di dati ai sensi dell’articolo 9. Gli utenti sono invitati a non inserire nei campi liberi, incluso il messaggio del modulo di contatto, informazioni relative alla salute o altri dati particolari.

Il titolare non effettua profilazione né pubblicità comportamentale, e il sito non integra strumenti di tracciamento pubblicitario o di segnalazione degli errori applicativi. Quando la misurazione è attiva, il sito usa Google Analytics 4 per la sola misurazione statistica delle visite, alle condizioni descritte alla sezione 11: senza cookie analitici prima di qualsiasi consenso, e con essi solo dopo il consenso. L’assenza del banner non significa che la misurazione sia disattivata: il banner è nascosto anche quando una scelta è già stata memorizzata.

4. Finalità, basi giuridiche e conservazione

I dati sono trattati per le finalità di seguito indicate. Una precisazione vale per ogni riga che richiama l’art. 6, par. 1, lett. b): tale base riguarda la persona che è parte del contratto, o che ha personalmente richiesto la misura precontrattuale. Quando si tratta di un dipendente, di un amministratore o di un altro referente di un Operatore, e non di una parte in proprio, la base per la gestione di quel rapporto professionale è il nostro legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f). Quando i dati sono stati inseriti nel Servizio dall’Operatore, la base è determinata dall’Operatore in qualità di titolare, e la riga lo indica.

Quando i criteri sopra indicati sono soddisfatti, i dati sono cancellati o resi irreversibilmente anonimi, salvi gli obblighi di conservazione di legge. I backup sono mantenuti isolati e sovrascritti secondo i cicli ordinari, anche dopo la cancellazione del dato attivo (art. A.6 delle Condizioni). Il termine di dodici mesi per la corrispondenza di richiesta informazioni, demo e supporto è una policy operativa applicata dal titolare dalla pubblicazione della presente informativa.

Un limite va detto con chiarezza: un’email già consegnata non può essere richiamata o cancellata. La cancellazione raggiunge le copie in nostro possesso; la conservazione presso il fornitore di posta segue le policy di quel fornitore, e la copia nella casella del destinatario è definitivamente fuori dal nostro controllo. Nessuna funzione del sito o del Servizio promette il contrario.

Non inviamo comunicazioni commerciali non richieste. Qualora in futuro ne fossero previste, il trattamento sarebbe fondato sul consenso ai sensi dell’art. 6.1.a, revocabile in ogni momento.

5. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati contrassegnati come necessari è indispensabile per inviare una richiesta dal modulo di contatto e per la registrazione e l’utilizzo del Servizio: in mancanza non è possibile rispondere né erogare il Servizio. Il conferimento degli altri dati è facoltativo e la loro mancanza non pregiudica né la risposta né l’uso del Servizio.

Le pagine pubbliche possono essere lette senza inviare alcun modulo e senza creare un account. Il caricamento di una pagina resta però una richiesta a un server: i dati tecnici (indirizzo IP, tipo di browser e di dispositivo, data e ora) sono quindi necessariamente coinvolti e registrati dal fornitore di hosting, come descritto alla sezione 4.

6. Chi ha accesso ai dati all’interno del Titolare

L’accesso è nominativo, autenticato e limitato a quanto strettamente necessario all’erogazione del Servizio o all’evasione di una richiesta, è registrato in appositi log ed è riesaminato periodicamente (art. B.3.1 delle Condizioni). Non dichiariamo l’assenza assoluta di ogni accesso: dichiariamo che ogni accesso è tracciabile, limitato al necessario e riesaminabile (art. B.3.2).

Il personale che svolge le attività turistiche di EnRoma.com non è autorizzato ad accedere ai dati degli altri Operatori, e nessuna funzionalità del Servizio glielo consentirebbe: la separazione è di natura architetturale e non meramente organizzativa (artt. B.1 e B.2 delle Condizioni).

7. Destinatari e responsabili del trattamento

I dati sono trattati dal personale autorizzato del titolare e comunicati ai destinatari di seguito elencati. Quando un destinatario tratta i dati soltanto su istruzione del titolare agisce in qualità di responsabile e il rapporto è regolato dall’art. 28; quando un destinatario determina proprie finalità per una parte del trattamento, ciò è indicato nella relativa voce. I destinatari attualmente incaricati sono:

• fornitori di infrastruttura cloud e hosting, che ospitano il sito e il Servizio e ne registrano le richieste: Vercel Inc.;
• fornitori di servizi di database e archiviazione file per il Servizio: Supabase Inc.;
• fornitori di autenticazione e gestione delle identità per il Servizio: Clerk Inc.;
• fornitori del modulo di contatto del sito, che ricevono e inoltrano il messaggio inviato dal visitatore: Web3Forms;
• fornitori di servizi email transazionali, per le comunicazioni operative dirette a risorse e Operatori: Resend (Plus Five Five, Inc.);
• fornitori di orchestrazione dell’elaborazione asincrona per il Servizio: Inngest Inc.;
• servizi di posta elettronica, contabili, fiscali e legali, nei limiti dei rispettivi incarichi; l’identità dei fornitori attualmente incaricati può essere richiesta a info@touroperate.com;
• pianificazione esterna, per le prenotazioni demo: la pagina Demo rimanda a Calendly LLC e l’appuntamento si fissa sulla pagina di Calendly, secondo l’informativa di Calendly. Calendly tratta i dati dell’appuntamento sia per fornire la pianificazione che abbiamo richiesto, sia per l’amministrazione e la sicurezza della propria piattaforma, per conto proprio; la ripartizione dei ruoli è quella indicata nei termini e nella documentazione sul trattamento dei dati di Calendly;
• integrazione con la piattaforma di prenotazione e canale di fatturazione dell’abbonamento: Tripadvisor LLC, che opera con il nome commerciale Bókun. Se l’abbonamento è sottoscritto tramite il Bókun App Store, Bókun gestisce la prova, la fatturazione e lo stato di installazione/disinstallazione secondo i propri termini per i partner dell’App Store e determina proprie finalità per quel rapporto;
• misurazione statistica delle visite, quando la misurazione è attiva: Google Ireland Limited (Google Analytics 4), alle condizioni di cui alla sezione 11.

Il sito e il Servizio non si avvalgono di fornitori di strumenti di profilazione o di rilevazione degli errori applicativi, e la misurazione statistica è limitata a quanto descritto all’articolo 11. L’elenco aggiornato dei responsabili è disponibile su richiesta all’indirizzo info@touroperate.com, anche ai sensi dell’art. B.6.1, lett. b) delle Condizioni; le modifiche sono comunicate all’Operatore con almeno 15 giorni di anticipo e l’Operatore può opporsi per motivi legittimi (art. A.4.1).

I dati non sono diffusi e non sono ceduti a terzi per finalità commerciali proprie di questi ultimi. I dati di ciascun Operatore non sono accessibili ad altri Operatori e non sono utilizzati per attività concorrenti a quella dell’Operatore: il divieto è disciplinato dall’art. B.4 delle Condizioni, si applica anche ai dati in forma aggregata o statistica, e vale espressamente per l’attività di operatore turistico esercitata dal Titolare tramite EnRoma.com.

Ai sensi dell’art. A.5.2 delle Condizioni, il database primario del Servizio è ospitato nell’Unione europea, nella regione di Francoforte. Diversi dei destinatari sopra elencati sono stabiliti negli Stati Uniti, e i servizi di backup, supporto e accessori possono comportare trattamenti fuori dallo Spazio Economico Europeo. Per tali trasferimenti la policy del titolare è di fondarsi su una decisione di adeguatezza ove applicabile e, in mancanza, su clausole contrattuali tipo con le misure supplementari appropriate al caso; l’art. A.5.2 lo stabilisce come obbligo del Fornitore verso il Cliente. Le garanzie applicabili a un determinato destinatario, e copia delle stesse, possono essere richieste a info@touroperate.com.

8. Decisioni automatizzate e profilazione

Il Titolare non adotta processi decisionali automatizzati né attività di profilazione che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sugli interessati, ai sensi dell’art. 22.

9. Sicurezza

Il titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita o divulgazione, tra cui la cifratura dei dati in transito e la cifratura a riposo offerta dai fornitori di infrastruttura utilizzati, la separazione logica dei dati tra Operatori, il controllo degli accessi basato sui ruoli secondo il principio del minimo privilegio, backup periodici con procedure di ripristino, separazione degli ambienti e registrazione delle attività significative. Le credenziali e l’autenticazione sono gestite dal fornitore di autenticazione indicato alla sezione 7; il titolare non detiene le password degli utenti.

10. Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità, nonché revoca del consenso ove il trattamento vi si fondi, senza pregiudizio per la liceità del trattamento anteriore.

Le richieste vanno indirizzate a info@touroperate.com. Il Titolare risponde senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese, prorogabile di due mesi in casi di particolare complessità ai sensi dell’art. 12.3.

Se la richiesta riguarda dati caricati da un Operatore (ad esempio i dati di un partecipante o il recapito di una guida), il titolare è quell’Operatore e non noi. In tal caso trasmettiamo la richiesta senza ritardo all’Operatore e prestiamo la nostra assistenza ai sensi dell’art. A.2, lett. e) delle Condizioni.

È inoltre riconosciuto il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo dello Stato di residenza.

11. Cookie e strumenti di misurazione

Il sito non utilizza cookie propri per finalità di profilazione o pubblicitarie e non costruisce profili comportamentali. L’archiviazione a fini pubblicitari resta disattivata in ogni momento.

Il sito conserva nel browser del visitatore un numero limitato di elementi tecnici. In local storage: la lingua dell’interfaccia scelta, il fatto che il reindirizzamento automatico a quella lingua sia già avvenuto una volta e, una volta effettuata una scelta, la scelta sulla misurazione, registrata come versione, scelta e data. In session storage, quando la misurazione è stata rifiutata, un indicatore che mantiene il resto della sessione fuori dalla misurazione. I due elementi relativi alla lingua sono strumenti tecnici necessari a fornire il servizio richiesto dal visitatore ai sensi dell’art. 122 del D.lgs. 196/2003, per i quali non è richiesto il consenso; gli elementi relativi al consenso esistono per registrare e rispettare la scelta. Restano nel browser finché non vengono cancellati o sovrascritti, e l’indicatore di sessione fino al termine della sessione; non applichiamo loro una durata nostra.

Misurazione statistica. Quando la misurazione è attiva, essa utilizza Google Analytics 4 tramite il Consent Mode di Google, nella sua forma avanzata. Alla prima visita, prima di qualsiasi scelta, il tag di Google viene caricato con archiviazione analitica e archiviazione pubblicitaria impostate su negato: in tale stato nessun cookie di Google Analytics viene scritto o letto, e gli eventi che il sito stesso invia sono inviati senza cookie. Per questa misurazione statistica limitata ci fondiamo sul nostro legittimo interesse a comprendere come il sito viene utilizzato (art. 6, par. 1, lett. f), ed è possibile opporvisi in qualsiasi momento rifiutando. L’archiviazione analitica negata riguarda i cookie: impedisce che i cookie di Google Analytics siano letti o scritti, e non impedisce che informazioni sul browser, sul dispositivo e sulla rete raggiungano Google. Il consenso ai cookie porta l’archiviazione analitica su «consentito», il che imposta i cookie analitici e consente di riconoscere le visite di ritorno; l’archiviazione e la lettura di tali cookie si fondano sul consenso ai sensi dell’art. 122 del D.lgs. 196/2003 e dell’art. 6, par. 1, lett. a), e sono revocabili in qualsiasi momento.

Il rifiuto. Il rifiuto interrompe gli eventi che il sito stesso invia, fa scadere i cookie analitici di questo dominio (denominati _ga e _ga_<container-id>, impostati come cookie host-only) e mantiene il resto della sessione fuori dalla misurazione. Valgono due limiti. Un tag di Google già caricato nella pagina può continuare a emettere segnali sullo stato del consenso, quindi non affermiamo che nessuna ulteriore richiesta raggiunga Google nell’ambito di quella visualizzazione di pagina. In una visita successiva il rifiuto memorizzato viene letto prima del caricamento del tag, che pertanto non viene caricato affatto. Chiudere il banner senza scegliere non equivale a un consenso: lascia in essere lo stato senza cookie e la misurazione prosegue su quella base. L’assenza del banner non significa che la misurazione sia disattivata: il banner è nascosto anche quando una scelta è già stata memorizzata. La scelta può essere modificata in qualsiasi momento dal comando «Cookies» nel footer.

Che cosa raggiunge Google. Due flussi distinti lo raggiungono, e solo il primo è determinato da questo sito. Gli eventi che il sito stesso invia hanno un payload incluso in una lista consentita, che esclude la query string e il frammento dell’indirizzo, nomi, indirizzi email, contenuti dei messaggi e dei moduli e dettagli di prenotazioni o appuntamenti. Separatamente, sul flusso di dati di Google Analytics è attiva la Misurazione avanzata, per cui il tag di Google genera eventi propri: visualizzazioni di pagina, scorrimenti, clic in uscita, ricerche nel sito, interazioni con i video, download di file e interazioni con i moduli. Quali di essi si attivino dipende da che cosa contiene una pagina e da che cosa fa il visitatore. Sono generati dal tag di Google e non da questo sito, non sono limitati dalla nostra lista consentita e possono recare i metadati di interazione che la documentazione di Google descrive per ciascuno, per esempio la destinazione di un collegamento in uscita, identificativi di un collegamento o di un modulo, e un termine di ricerca quando ne venga rilevato uno nell’indirizzo. Inoltre, e in modo inerente alla chiamata al servizio di Google, Google riceve informazioni su browser, dispositivo e rete, incluso l’indirizzo IP in transito e una geografia approssimativa da esso derivata. Per queste ragioni non descriviamo la misurazione come anonima e non affermiamo che nessuna query dell’indirizzo, nessun metadato dei moduli e nessun dato personale raggiunga mai Google.

Per quanto tempo. Due periodi diversi vengono facilmente confusi, perciò sono indicati entrambi. I cookie analitici: questo sito non imposta alcuna deroga alla loro durata, quindi si applica il valore predefinito di Google: due anni per _ga e per _ga_<container-id>, calcolati dall’ultima visita, poiché Google li rinnova a ogni visita. Un browser può imporre un limite più breve, e la revoca del consenso li rimuove prima, come sopra descritto. La conservazione dei dati nella proprietà: nella proprietà Google Analytics di TourOperate la conservazione dei dati degli eventi è impostata su 2 mesi e quella dei dati utente su 14 mesi, con azzeramento a ogni nuova attività attivo. Tali impostazioni riguardano per quanto tempo i dati a livello di evento e di utente restano interrogabili in Google Analytics. Non sono durate dei cookie e non limitano i report aggregati standard, che Google conserva indipendentemente da esse.

La pagina Demo non incorpora alcun calendario. Rimanda al fornitore esterno di pianificazione indicato alla sezione 7; qualsiasi cookie impostato da quel fornitore è impostato sulla sua pagina, secondo la sua informativa, una volta che il visitatore segue il collegamento. Su questo sito l’unico componente di terze parti è la misurazione sopra descritta: quando la misurazione è attiva è presente su ogni pagina, compresa questa, alle condizioni qui indicate.

Il Servizio, applicazione riservata agli Operatori e ai loro Utenti Autorizzati, utilizza inoltre i cookie di sessione impostati dal fornitore di autenticazione indicato alla sezione 7, necessari a mantenere l’utente autenticato.

12. Modifiche

La presente informativa può essere aggiornata per adeguamenti normativi, tecnici od organizzativi. La versione aggiornata viene pubblicata su questa pagina e le modifiche sostanziali sono comunicate all’Operatore via email o con avviso nel Servizio, con le modalità e i termini dell’art. 17.1 delle Condizioni. La data di efficacia della versione corrente è indicata in testa a questa pagina.